Underhood

Aluksi he kutsuivat sitä Pertiksi

Raportit ovat tylsiä. Kuka niitä nyt haluaisi lukea saati kirjoittaa. Silti yksikään iso organisaatio ei toimi ilman raportteja. Valtiotkin menisivät sekaisin ilman asioita kirjaavia virkamiehiä. Raportit ovat suurten porukoiden muisti ja niihin kirjataan tavoitteita. Kerron tässä kirjoituksessa, miten firmastamme tuli raportti-startup ja miksi ATK-asiaa alettiin haukkua Pertiksi.

Mitä jos raportit olisivat kiinnostavia lukea? Jos niiden data ja mittarit olisivat huolella mietittyjä? Jos ne ihan oikeasti johtaisivat johonkin? Melko tylsän kuuloinen unelma. Ei se pysäytä ilmastonmuutosta eikä se ole yhtään niin seksikäs kuin joku lifestyle-some-appi. Raportteja me kuitenkin Underhoodissa nykyään teemme. Tai siis robotteja, jotka tuottavat raportteja ja joiden opettajina toimivat oman asiansa tuntijat eli asiantuntijat.

Viime kesänä olimme vielä maailman hauskin sometyökalu. Sitten leikki loppui. Muutuimme vakaviksi muutamassa kuukaudessa.

Aikuistumisemme alkoi, kun menin elokuussa Valtiokonttoriin moikkaamaan virkamiehiä ja vilautin kehittämäämme robottia, joka kirjoittaa asiakkaillemme sosiaalisen median pärjäämistä arvioivia Audit-raportteja. Kun Tietokiri-hankkeen johtaja näki ihmekoneemme, hän kaivoi esiin muistion, johon oli kirjattu tarve juuri samanlaiselle robotille. Olihan munkki. Ja aikaansaavien ihmisten avustamana valtiokin liikkui nopeasti kuin mikäkin startup.

Kirjoitusrobottimme toimintalogiikka

Ennakkoluuloni valtionhallinnon jähmeydestä it-tilaajana saivat huutia, kun sähköposteihin vastattiin saman päivän sisällä ja koko prosessi turvallisuustarkastuksista sopimusneuvotteluihin sykittiin läpi parissa viikossa.

Löimme kättä päälle kokeilusta, jossa robotisoitaisiin ensimmäinen valtionhallinnon raportti, Maanmittauslaitoksen henkilöstöraportti. Sillä onhan lilliputin kokoisella startupilla pakko olla vähintään kaksi erilaista bisnestä.

”Jokainen valtion laitos oli tehnyt oman versionsa samasta asiasta”

Kun projekti käynnistyi, en ollut lukenut yhtään henkilöstöraporttia. En edes tiennyt mikä sellainen paperi edes oli kun levitin kasan eri virastojen dokumentteja kesämökkimme lattialle ja aloin hommiin. Kyllä, levitin, koska paperiversioista saa usein paremman yleiskuvan kuin tiedostoja selailemalla. Kunhan lattiatilaa riittää.

Näky oli musertava. Jokainen valtion laitos oli tehnyt oman versionsa samasta asiasta. Vaikka asiat olivat tärkeitä ja mittarit ajatuksella valittuja, jokaisen dokumentin rakenne oli eri ja suurin osa johtopäätöksistä oli piilotettu tekstimassojen sisälle. Aivan liian moni raportti alkoi sivujen mittaisella puudutuksella asioista, jotka eivät olleet muuttuneet, kuten henkilöstön rakenteen kuvauksella. Miksi nukuttaa lukija heti alkuun asialla, jossa ei ole uutista?

Huoh. Koko päivän oon suunnitellu valtionhallinnon viranomaisraporttien robotisointia täällä landella YKSIN (valtava…

Julkaissut Sami Kuusela Keskiviikkona 10. lokakuuta 2018

Fiiliksiä lokakuun yksinäisestä työpajasta

Yliviivaustussi heilui, kun yritin ymmärtää, miksi ja kenelle näitä raportteja tehdään ja mitä niillä halutaan parantaa. Sillä onhan seurantaraportti turha, ellei se johda toiminnan petraamiseen. Pikkuhiljaa asiat järjestyivät päässäni edes sen verran, että uskalsin palata Helsinkiin ja työpajaan, johon tulisi kasa oikeita asiantuntijoita.

Kun tapasimme Valtiokonttorin, Maanmittauslaitoksen ja Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeiden väen kanssa, runttasimme päivässä kasaan uuden sisällysluettelon, jossa oli päätetty paitsi mittareista myös datoista, joista tulokset ja automaattisesti kirjoitetut tekstit johdetaan. Kaaos kirkastui.

”Alkoi parin kuukauden kuherruskuukautta muistuttava jakso”

Jo työpajassa selvisi, ettemme olleet vain säästämässä työaikaa. Robotisoinnin tärkein etu ei löytynytkään siitä, että kone tuottaa raportit nopeammin kuin ihmiset, vaan hyöty piili syvemmällä: robotin logiikoita pohtiessaan asiantuntijat miettivät datoja ja mittareita tosissaan, unohtivat sanamuotojen viilailut ja työpaikkapolitiikan ja pyrkivät mahdollisimman yleispätevään dataohjautuvuuteen. Mittareihin, jotka toimisivat muillakin virastoilla. Siinä ei paljoa jaariteltu.

Alkoi parin kuukauden mittainen kuherruskuukautta muistuttava jakso, jossa muokkasimme omaan käyttöön kehitetyn alustamme skaalautuvaksi ja opetimme robotin henkilöstöasioiden ekspertiksi.

Joulukuun alussa saimme kuulla, että Maanmittauslaitoksen tiimi oli alkanut kutsua robottiamme Pertiksi. Eipä hyvä! Kun tietotekninen järjestelmä saa ihmisen nimen, se on hyväksytty kaveriksi. Ja mikäpä muu kuin ahkeran koneduunarin kuuloinen ”Pertti” tekisi nyt ne tylsät ja mekaaniset hommat valittamatta ja jättäisi ihmisille ne oikeat, miettimistä vaativat tehtävät ja johtopäätökset. Myöhemmin robotin nimi vaihtui Rabotiksi. Ihan hyvä nimi sekin.

”Sitten tuli mutkia matkaan”

Sitten tuli mutkia matkaan. Koska niitä aina tulee. Joulun alla myönsimme, että pikkufirmamme oli haukannut liian suuren palan, emmekä saaneet kaikkea valmiiksi. Onneksi suurin osa puuttuvista jutuista oli pikku viilauksia, aika vain loppui kesken.

Päivät venyivät ja jatkuivat öisin, viikonloppuja myöten. Tosin eihän öitä ja päiviä nyt muutenkaan siihen aikaan vuodesta Suomessa toisistaan erota. Teknologiajohtaja Hannosella jäi joulutorttujen leipominen koko lailla viime tinkaan.

”Oma vika”, totesi Kaitsu, joka oli päättänyt että koodaamme omin kätösin Google Docsille kilpailijan, vaikka robottimme edellinen versio oli rakennettu Googlen teksturin päälle. Sillä pitihän sitä saada oma editori nettiin. Eihän sitä muiden editoreilla. Oma on aina oma. Puolentoista vuoden kehitystyö ja jo alussa onnistunut konseptointi onneksi auttoivat tässä ponnistuksessa.

Yksi erikoinen haaste oli sivutus. Verkon logiikkaan eivät kuulu sivut vaan tieto liukuu sulavasti katkeamattomana virtana. Joutui tosissaan näpyttämään, että asiat järjestyivät nätisti sivuille ja logiikka toimi myös sivujen yli.

Tilaaja oli tiukkana. Luvatut hommat piti saada tehdyksi. Toimistollamme huhkittiin ja haisi kuin Kisahallin punttiksella. Ja lopulta aurinko alkoi paistaa.

Tammikuun alussa Maanmittauslaitoksella totesivat robotin olevan ”pidemmällä kuin odotettiin”.

Oli oli. Toki koodauspajamme kävi ylikierroksilla edelleen.

”Hurraa”

Suuri tavoite saavutettiin, kun Valtiokonttorin tiukalta, mutta ehdottoman reilulta ja kannustavalta Martti Kallavuolta tuli sähköposti, että ”tämän teknologiakokeilun tavoitteet ovat jatkoa ajatellen riittävän hyvin toteutuneet.”

Esimerkki robotin verbalisoimasta datasta Maanmittauslaitokselle

Hurraa. Tosin olimme vasta alussa. Tämähän oli vasta kokeilu. Seuraavaksi muurahainen alkaa toden teolla taluttaa norsua, kun aletaan miettiä, miten robotti saadaan auttamaan myös muita virastoja. Sillä valtionhallinnossa raportteja riittää.

Tällä viikolla esittelimme Rabotin Maanmittauslaitoksen asiantuntijoille. Tilanne jännitti, mutta nopeasti alun epäily vaihtui yhteiseksi intoiluksi. Puhuimme datasta ja mittareista 2,5 tuntia, eikä kukaan kyllästynyt. Palaverin päätteeksi henkilöstöhallinnon väki alkoi opettaa kirjoitusrobottia editoimalla sen tuottamia dokumentteja.

Kirjoitusrobotiikkaa kehittäessä pitää käyttäjiä kuunnella erityisen tarkasti. Uusi teknologia epäilyttää, sillä onhan kyse kylmästä konekaverista, joka tekee minuutissa sen työn, mihin ihmiseltä menee päiviä tai jopa viikkoja. Omassa käytössämme someraporttien kirjoitusaika väheni robotisoinnin avulla alle tuntiin kahdesta päivästä. Tämä on monelle pelottava muutos. Riittääkö kaikille töitä tulevaisuudessa, on täysin järkevä kysymys.

Mutta tietokoneet ovat joka tapauksessa yksinään tyhmiä. Kone on juuri niin hyvä kuin sitä opettava asiantuntija. Nyt ihmiset vihdoin vapautetaan mekaanisesta tietojen siirtelystä ja vanhojen sanamuotojen muistelusta oikeaan ajattelutyöhön, johon kone ei pysty.

”Olen sanonut työkavereille, että nyt otetaan digikaveri työharjoitteluun”, totesi Maanmittauslaitoksen henkilöstöpäällikkö Katri Vermanne.

Iso visiomme

”Muurahainen taluttaa norsua”

Meitä on toistaiseksi vain muutama töissä täällä. Ellei meillä olisi tätä suojelevaa startupin taikaviittaa, meidät lukittaisiin suuruudenhulluina laitokseen. Toki käynnissä on rahoituskierros ja olemme rekryämässä lisää ohjelmoijia, mutta onhan tilanne ”hieman” hassu.

Tämä projekti oli tietysti vasta kokeilu, mutta villi tavoitteemme on robotisoida valtionhallinnon raporttituotanto mahdollisimman laajasti ja siinä samalla säästää valtavasti yhteiskunnan rahaa ja resursseja. Haluamme myös tehdä Suomesta entistä dataohjautuvamman. Matkaa toki on: ensin on hurmattava kasa päättäjiä, ja jos kokeilu johtaa tositoimiin, selvittävä kilpailutuksista ja täytettävä vähintään sata lomaketta. Omin käsin, ihan ilman digikaveria.

Suomen lisäksi monet muutkin digitalisaation edelläkävijämaat miettivät samoja juttuja. Siihen päälle kaikki raportointi, mitä suurissa yrityksissä ja muissa organisaatioissa tehdään päivästä toiseen. Huh.

Ps. Myönnetään, ei Underhood kokonaan ole robottifirmaksi muuttunut. Sometyökalu toimii osoitteessa underhood.co ja palvelee alati kasvavaa joukkoa tyytyväisiä asiakkaita. Uutta teknologiaamme tullaan käyttämään myös some-Underhoodin kehittämisessä.

Sami Kuusela